Maatwerkautomatisering
Maatwerksoftware die aansluit op hoe jouw bedrijf werkt
IONIQ AI automatiseert bedrijfsprocessen voor Belgische KMO's met software die we op maat bouwen. Geen standaardpakket waar je werking zich naar moet plooien, maar een systeem dat aansluit op de manier waarop je mensen vandaag werken — van de werf of werkvloer tot de boekhouding.
Wat is maatwerkautomatisering?
Maatwerkautomatisering is software die specifiek voor één bedrijf wordt gebouwd om terugkerend handwerk over te nemen: gegevens overtypen, lijsten bijhouden, nabellen, documenten opmaken en informatie van het ene systeem naar het andere brengen.
Het verschil met een standaardpakket: we vertrekken niet van een product, maar van jouw proces. Waar een bestaand systeem goed werkt, koppelen we eraan. Waar een gat zit, bouwen we het ontbrekende stuk.
Welke processen automatiseren we?
Registratie op de werkvloer
Uren, materiaal, foto's, werkbonnen en dagrapporten, ingevuld waar het werk gebeurt.
Planning en opvolging
Ploegen, chauffeurs, shiften, verlof en opdrachten in één planning die iedereen ziet.
Offertes en facturatie
Voorstellen, vorderingsstaten en factuurvoorstellen die automatisch worden klaargezet om na te kijken.
Documenten en conformiteit
Veiligheidsdocumenten, rapporten en verslagen die vanuit bestaande gegevens worden opgemaakt.
Koppelingen tussen systemen
Gegevens die automatisch doorstromen tussen planning, boekhouding, CRM en mailbox.
AI waar het iets oplevert
Documenten en binnenkomende aanvragen laten lezen, ordenen en voorbereiden — met een mens die goedkeurt.
Wanneer is maatwerk de juiste keuze?
Standaardsoftware is vaak prima voor afgebakende taken. Maatwerk loont wanneer:
- je team dezelfde gegevens in meerdere systemen invoert;
- het proces zo specifiek is dat een pakket je zou dwingen anders te werken;
- informatie van de werkvloer pas dagen later op kantoor raakt;
- je al meerdere tools hebt die niet met elkaar praten.
Hoe verloopt een project?
Workflowanalyse
We bekijken ter plaatse hoe het werk verloopt en waar tijd verloren gaat.
Voorstel met berekening
Je krijgt een concreet voorstel: wat we bouwen, wat het kost en welke tijdwinst we verwachten — als projectie, niet als belofte.
Op maat ontwikkelen
We bouwen de toepassingen en koppelingen die aansluiten op je bestaande processen en systemen.
Testen en optimaliseren
Samen met de medewerkers die ermee werken, tot het in de dagelijkse praktijk vlot loopt.
Voorbeeld: zo ziet een offerte met tijdsprojectie eruit
Dit is een offerte die we effectief verstuurd hebben — voor een groep met vijf merken in de verhuissector. De bedrijfsnaam laten we weg, de rekening eronder niet. Zo ziet een voorstel van IoniqAI eruit.
Waar de week vandaag naartoe gaat
Het administratieve werk rond één opdracht, vijf keer geteld want vijf merken. Links wat het vandaag kost, rechts wat ervan overblijft zodra het systeem het overneemt.
Met een gewenningsperiode ingerekend (30% van de winst in maand 1, 60% in maand 2, 85% in maand 3, volledig vanaf maand 4) staat de teller na twaalf maanden op ruim 800 uur. Gerekend aan € 38 werkgeverskost per kantooruur is dat € 31.350 aan werk dat niet meer gedaan moet worden.
De fiscus betaalt een vijfde mee
Software voor bedrijfsautomatisering is een digitaal vast actief. Sinds de hervorming van de investeringsaftrek op 1 januari 2025 krijgen kleine vennootschappen en zelfstandigen daarop een verhoogde investeringsaftrek van 20%, bovenop de gewone afschrijving van 100%. Samen is dat 120% van de investering die van de belastbare basis gaat — je trekt dus meer af dan je betaald hebt.
- ·Enkel voor eenmanszaken en kleine vennootschappen — grote vennootschappen vallen erbuiten.
- ·Het actief wordt over minstens drie jaar afgeschreven.
- ·Uitsluitend beroepsmatig gebruik.
- ·Het gebruiksrecht wordt niet aan derden overgedragen.
- ·De aftrek wordt aangevraagd in de aangifte van het boekjaar waarin de investering gebeurt.
Zo ziet de prijs eruit
- Eén systeem boven de vijf merken, met de facturatie per entiteit gescheiden
- Offertemotor met de tarieven en het prijsmodel per merk
- Urenregistratie op de werf, met GDPR-conforme bewaartermijnen
- Planning en ploegen, centraal in plaats van vijf losse agenda's
- Chatbot per merk, in de huisstijl en de toon van die website
- Agenda gekoppeld — Google, Outlook of gelijk welke provider
- Mails en offertes klaargezet; de zaakvoerder leest na en keurt goed
- Huisbezoeken worden pas bevestigd nadat u ze zelf bevestigt
- Fouten kosteloos hersteld — minstens twaalf maanden, zonder urenteller
Benieuwd wat het bij u wordt? We rekenen dezelfde oefening op uw cijfers.
Vraag een voorstelCijfers uit een verstuurde offerte, opdrachtgever weggelaten. Tijdsbesteding geschat over vijf merken bij circa 22 offertes per week en 44 werkweken per jaar, aan € 38 werkgeverskost per productief kantooruur. Fiscaal voordeel gerekend aan 25% vennootschapsbelasting — aan het verlaagd KMO-tarief van 20% bedraagt de besparing € 4.752 in plaats van € 5.940. Laat uw boekhouder het tarief bevestigen dat op uw vennootschap van toepassing is. Dit zijn projecties op basis van bovenstaande uitgangspunten, geen gegarandeerde resultaten.
Veelgestelde vragen
Wat kost maatwerkautomatisering?
Dat hangt af van de omvang van het proces. Na de workflowanalyse krijg je een voorstel met een duidelijke prijs en de verwachte tijdwinst als onderbouwde projectie. Een voorbeeld van zo'n offerte staat op deze pagina.
Moeten we onze bestaande software vervangen?
Meestal niet. We koppelen waar mogelijk aan wat al goed werkt en bouwen enkel wat ontbreekt.
Is dit AI?
Soms. AI is een middel, geen doel. Veel winst zit in gewone automatisering: gegevens één keer invoeren en automatisch laten doorstromen. AI zetten we in waar het iets oplevert, zoals documenten lezen of voorbereiden.
Voor welke bedrijven werken jullie?
Vooral Belgische KMO's tot ongeveer 100 medewerkers in bouw, industrie, techniek en transport: bedrijven waar het werk buiten het kantoor gebeurt.
Workflowanalyse
Hoeveel tijd verliest jouw bedrijf aan werk dat niemand zou moeten doen?
Beschrijf kort welk proces vastloopt. We bekijken het en nemen contact op voor een eerste gesprek — meestal binnen één werkdag.